Memaknai Sistem Pencegahan dalam ISO 9001:2015

Memaknai Sistem Pencegahan dalam ISO 9001:2015

Dijaman seperti sekarang ini, melakukan tindakan perubahan adalah suatu tindakan yang sudah terlambat. Hadirnya ISO 9001:2015 mengajak perusahaan di seluruh Indonesia untuk LEBIH FOKUS terhadap tindakan pencegahan daripada perbaikan. Karena dengan adanya sistem pencegahan maka perusahaan diharapkan untuk tidak melakukan tindakan setelah ada masalah. Fungsi dari sistem ini adalah untu meminimalisir terjadinya kesalahan yang dilakukan oleh perusahaan.

Bagaimana Menerapkan Sistem Pencegahan?

Menerapkan sistem pencegahan dapat dilakukan pada saat perencanaan. Artinya ketika melakukan perencanaan, maka sebuah perusahaan harus melakukan identifikasi “POTENSI MASALAH” yang akan terjadi saat eksekusi dan resiko peluang yang terjadi di kemudian hari. Setelah dilakukan perencanaan, kemudian perusahaan melakukan tindakan mitigasi yang diintegrasikan ke dalam sistem manajemen mutu.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan mengidentifikasi adanya perubahan eksternal dalam hal pemerintah yang sekarang ini mulai tegas dalam menerapkan peraturan. Mengacu pada adanya perubahan tersebut, maka Perusahaan diwajibkan untuk mulai berbenah dan disiplin dalam mengikuti peraturan pemerintah yaitu untuk menghindari resiko dikenakan sanksi atas pelanggaran yang dilakukan.

Langkah-Langkah Pencegahan dalam ISO

Untuk lebih dapat dipahami oleh Anda, berikut adalah ulasan penting mengenai pencegahan di dalam ISO 9001 :

  1. Selum perusahaan menyusun sistem, maka perusahaan tersebut perlu untuk melakukan identifikasi. Adapun identifikasi yang bisa dilakukan adalah sebagai berikut :
  • Isu internal dan eksternal yang dapat mempengaruhi operasional dan strategi perusahaan kedepan (pasal 4.1)
  • Harapan dan tuntutan dari pihak yang terkait dengan perusahaan (pasal 4.2)

Hasil identifikasi tersebut yang kemudian akan dijadikan sebagai masukan untuk pengembangan Sistem Manajemen Mutu. Misalnya isu LARTAS (Larangan Terbatas) impor beberapa material baja yang mulai diberlakukan oleh pemerintah tahun 2017. Perubahan-perubahan ini dapat menjadi resiko negatif bagi perusahaan yang sebelumnya merasakan kemudahan dalam melakukan import namun juga memberikan efek positif bagi perusahaan yang merupakan industri lokal.

Aplikasi pasal ini perlu diadopsi ke dalam prosedur prosedur business plan.

  1. Dalam melakukan perencanaan, sebuah perusahaan juga perlu melakukan identifikasi risiko dan peluang serta melakukan suatu tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang (pasal 6.1). Tindakan harus diintegrasikan ke dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) perusahaan.

Sebagai contoh : Resiko berbisnis dengan pelanggan yang kemudian terjadi ketidakmampuan untuk melakukan pembayaran, dapat diintegrasikan ke dalam prosedur penjualan. Prosedur penjualan tersebut akan mengatur evaluasi kondite pelanggan. Jika pelanggan ketika melakukan pembelian diragukan, maka perusahaan dapat menerapkan sistem pembayaran dimuka.

  1. ISO 9001:2015 juga menyadari bahwa perubahan pada perusahaan tersebut memiliki risiko positif maupun negative. Oleh karenanya ISO 9001:2015 menambahkan perlunya perusahaan untuk memiliki program untuk mengatur perubahan yang terjadi di perusahaan (pasal 6.3).

Sebagai contoh perubahan struktur organisasi. Perusahaan perlu memiliki program kerja untuk mengelola perubahan struktur organisasi sehingga dapat berjalan dengan sukses.

Nah dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa ISO 9001 memang sangat menaru perhatian khusus pada program pencegahan. Fail to Plan, Plan To Fail (gagal dalam merencanakan artinya kita sudah merencanakan untuk gagal), menjadi suatu dasar pola pikir mengenai pentingnya suatu perencanaan.

Sentral Sistem juga menekankan pentingnya perencanaan dengan mengubah konsep PDCA menjadi PCADCA, Plan-Check-Action-Do-Check-Action. Yaitu untuk menekankan pentingnya pencegahan dengan melakukan evaluasi terhadap perencanaan untuk menjadi suatu perencanaan yang terbaik.

Jika Anda memiliki kendala dalam menerapkan sistem ISO 9001 maka Anda bisa mengkonsultasikannya kepada Kami. Kami juga siap membantu anda untuk pengurusan sertifikasi iso 9001:2015 ini.